Przechowywanie dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej

Published by: 0

Zamknięcie działalności gospodarczej często oznacza porażkę. Jeśli tak jest w naszej sytuacji, zapewne szybko chcemy o wszystkim zapomnieć. Musimy jednak pamiętać, że przepisy prawa nakładają na właściciela firmy obowiązek przechowywania dokumentów także po zamknięciu działalności gospodarczej.

Przechowywanie dokumentów związanych z działalnością spółki

Ustawodawca nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania dokumentów spółki i ksiąg rozliczeniowych także po jej rozwiązaniu. Dokumenty zamkniętej firmy oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli nie ma takiego zapisu, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe mogą być przechowywane poza jednostką tylko wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów, czyli firmie specjalizującej się w archiwizacji dokumentów. O tym, gdzie te dokumenty się znajdują, trzeba powiadomić organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Jest to ważne, gdyż może zaistnieć konieczność kontroli dokumentacji, choćby przez Urząd Skarbowy.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a przez 5 lat trzeba zachować  księgi rachunkowe dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe i dokumenty.  Przechowywanie dokumentów pracowniczych również należy do obowiązków pracodawcy, a to, jak długo muszą być archiwizowane, określają odrębne przepisy. Nie jest to jednak krócej niż 5 lat. Również 5 lat przechowuje się dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i umów. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przez jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Kto zapłaci za przechowywanie dokumentów?

Firmy, które zajmują się archiwizacją dokumentów, nie robią tego za darmo. Trzeba więc zapewnić odpowiednie środki finansowe na ten cel. Jeśli przedsiębiorca nie jest w stanie opłacić usługi przechowywania dokumentów, zostaną one przekazane do archiwum państwowego. Oczywiście, najpierw sąd sprawdzi czy osoba likwidująca działalność gospodarczą nie ma na to pieniędzy.

Przechowywanie dokumentów jest konieczne także, gdy firma już nie istnieje. Należy bowiem

zachować informacje dotyczące byłych pracowników firmy. Ponadto, różne instytucje muszą mieć dostęp do dokumentacji źródłowej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *