Przechowywanie dokumentów tajnych i poufnych

Published by: 0

Każda instytucja, przedsiębiorstwo czy niewielka firma posiada swoje tajemnice. Informacje o stanie finansów, akta osobowe pracowników, plany rozwoju czy projekty przedsięwzięć są treściami poufnymi. Część z nich przechowywana jest na nośnikach elektronicznych, a część w formie papierowej. Bez względu na sposób przechowywania dokumentów, muszą one pozostawać pod ścisła kontrolą i nadzorem. Jak to robić?

Ograniczony dostęp

Treści opatrzone klauzulą „tajne” lub „poufne” przechowywać należy w sposób, który daje możliwość szybkiego sięgnięcia do nich, ale również muszą one być zabezpieczone przed działaniem osób nieupoważnionych, sabotażem, uszkodzeniem i zniszczeniem. Przechowywaniem dokumentów chronionych tajemnicą służbową, ich wytwarzaniem, udostępnianiem, a także brakowaniem (niszczeniem) powinny zajmować się osoby poddane postępowaniu sprawdzającemu oraz przeszkolone w zakresie informacji niejawnych.

Przechowywanie dokumentów wymaga inwestycji

Nawet najbardziej zaufani pracownicy, świetnie przygotowani do wypełniania swoich obowiązków to za mało. Tajne i poufne dokumenty, bez względu na to czy są przechowywane na nośnikach elektronicznych, czy w formie papierowej często wymagają wydzielonych, odpowiednich pomieszczeń, najlepiej wyposażonych w instalację alarmową i monitoring, do których wejście zabezpieczone zostało atestowanymi zamkami, ryglami i zawiasami antywłamaniowymi. Niekiedy pomieszczenie specjalnego przeznaczenia musi spełniać dodatkowe wymogi. Tak dzieje się w przypadku serwerowni, gdzie niezbędne jest montowanie urządzeń zapewniających chłodzenie.

documents

Bywa, że do przechowywania dokumentów z treściami niejawnymi nie potrzeba dużych powierzchni. Wówczas w wybranym pomieszczeniu umieszcza się sejf. Może on być wmurowany, zamontowany w meblach biurowych bądź wolnostojący. Sejfy konstruuje się z solidnej stali, odpornej na ogień i uszkodzenia mechaniczne i wyposaża w atestowane, najczęściej szyfrowe, zamki.

W niektórych firmach czy przedsiębiorstwach do przechowywania dokumentów zastrzeżonych wystarczą odpowiednie meble biurowe, wyposażone w zamki patentowe jednak najlepszym wyjściem jest powierzenie tego specjalizującej się w tym firmie np. Ekodata.

Ochrona informacji i treści niejawnych wymusza szereg działań i przygotowań. Jednak trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie instytucji bądź prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej bez zachowania poufności.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *