Przechowywanie dokumentów przez firmy zewnętrzne – jakie są tego korzyści?

Published by: 0

Outsourcing jest rozwiązaniem bardzo popularnym, polegającym na korzystaniu z usług firm zewnętrznych, którym powierzane jest prowadzenie niektórych procesów. Najczęściej przedsiębiorcy korzystają z outsourcingu księgowości, jednak coraz większym zainteresowaniem cieszy się także przechowywanie dokumentów przez firmy zewnętrzne.

Jakie są cele outsourcingu?

Dzięki outsourcingowi można zwiększyć efektywność i skuteczność swojej firmy. Ponadto pozwala skoncentrować się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, która ma decydujący wpływ na jego rozwój i konkurencyjność. Znaczenie outsourcingu stale rośnie, ponieważ ma on wiele korzyści. Jedną z nich jest bez wątpienia znaczące obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej pozwala zredukować liczbę etatów, a tym samym zmniejszyć koszty związane z wynagrodzeniem, utrzymaniem stanowiska pracy, czy różnego rodzaju ubezpieczeniami. Jest to rozwiązanie ekonomiczne i zapewniające większą stabilność – firma zewnętrzna nie pójdzie na zwolnienie, czy na urlop, podczas gdy pracownik ma takie prawo. W przypadku outsourcingu archiwum jest to bardzo ważne, ponieważ w każdej chwili można mieć pewność, że dokumenty są bezpieczne i można mieć do nich dostęp.

Jakie zalety ma przechowywanie dokumentów przez firmy zewnętrzne?

Zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorcy i instytucje mają obowiązek przechowywanie dokumentacji przez określony czas. Konieczna jest więc jej archiwizacja oraz prawidłowe przechowywanie. Niestety często zdarza się, że akta są posegregowane, upchnięte byle gdzie, a dostęp do nich ma niemal każdy. Im większa firma, tym więcej dokumentów, dlatego na pewnym etapie rozwoju konieczne jest utworzenie archiwum lub skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która oferuje przechowywanie dokumentów.

Outsourcing archiwum to rozwiązanie dające firmie mnóstwo korzyści. Jedną z nich jest z pewnością to, że nie trzeba wydzielać osobnego pomieszczenia na przechowywanie dokumentacji, ponieważ wszystkie dokumenty są umieszczone poza firmą. Dzięki temu nie ograniczają one przestrzeni, którą można wykorzystać w inny sposób. Kolejną zaletą outsourcingu jest to, że nie trzeba zatrudniać dodatkowego pracownika do prowadzenia archiwum. Pozwala to uniknąć kosztów związanych z jego wynagrodzeniem i innymi opłatami. Niemniej istotne jest to, że wszystkie firmowe dokumenty są przechowywane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami i bezpieczny. Są odpowiednio uporządkowane oraz umieszczone w zamkniętych szafach. Dzięki temu nie mają do nich dostępu osoby trzecie, co zapobiega wyciekowi informacji niejawnych. Po upłynięciu określonego terminu akta są poddawane utylizacji. Co ważne, dokumentacja znajduje się w klimatyzowanych pomieszczeniach, a dzięki utrzymywaniu stałej temperatury jest ona chroniona przed ewentualnym zniszczeniem. Dostęp do akt jest regulowany umową, dlatego w razie potrzeby można je bez problemu znaleźć i wypożyczyć.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *