Jak niszczyć dokumenty? Kompendium

Published by: 0

W każdym domu są szuflady pełne starych rachunków, faktur, dokumentów, czy potwierdzeń zapłaty. Warto się nad nimi pochylić i pozbyć się tych, które można wyrzucić. W firmach również jest wiele plików. Które z nich można zniszczyć, a które trzeba zostawić? Jak niszczyć dokumenty?

Jak niszczyć dokumenty zalegające w domowych szufladach?

Dokumenty skarbowe musimy trzymać przez pięć pełnych lat, a liczymy od końca roku, którego dotyczy rozliczenie. Koniecznie posegregujmy i zostawmy kopie rozliczenia podatkowego PIT, rachunki i faktury, na podstawie których skorzystaliśmy z ulg, jeśli takowe istnieją. Warto także zostawić paragony i faktury za zakupiony towar o większej wartości, na przykład sprzęt RTV i AGD, ale również buty czy ubrania. Pamiętajmy, że gwarancja jest ważna tylko z potwierdzeniem zakupu, więc podepnijmy do niej rachunek. Ten warto skserować, gdyż tusz, jaki stosuje się w kasach sklepowych szybko się ściera. Przejrzyjmy również umowy na prowadzenie konta w banku, świadczenie usług telekomunikacyjnych czy dostarczanie usług internetowych. Zostawmy je do czasu rezygnacji ze współpracy z tymi firmami. Zastanawiając się, jak niszczyć dokumenty, opanujmy się przed podarciem polis mieszkaniowych. Umowy kredytowe wraz z aneksami zostawmy do czasu, aż otrzymamy potwierdzenie z banku, że spłaciliśmy zadłużenie. Nie niszczmy i nie wyrzucajmy aktów stanu cywilnego, czyli metryki urodzenia i chrztu, aktu ślubu czy zgonu członków najbliższych członków.

Jak niszczyć dokumenty w firmie?

Wśród dokumentów, które trafiają do firmy, są również aplikacje o pracę. Osoba, która wysłała nam list motywacyjny i CV wyraziła zgodę tylko na to, by jego czy jej dane były przetwarzane jedynie w celu rekrutacyjnym. CV i list motywacyjny możemy przechować tylko i wyłącznie wtedy, gdy planujemy, że wkrótce ponowie będziemy szukać pracownika na podobne stanowisko. Jak niszczyć dokumenty tego typu, jeśli jesteśmy pewni, że już nie będą potrzebne? Należy to zrobić niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru. Zniszczenie musi być nieodwołalne, co oznacza, że dokument trzeba zniszczyć w specjalnej niszczarce. Da nam to pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych kandydatów. Jeśli CV i list motywacyjny były przesłane drogą elektroniczną, również należy je usunąć z pamięci elektronicznej. Dokumenty tego typu lepiej zapisać na zewnętrznym nośniku danych, by nie został po nich ślad na twardym dysku. Ewentualna kradzież danych wynikająca z naszego niedopatrzenia będzie nas obciążała.

Chomikowanie papierów z pewnością nie pomaga w utrzymaniu porządku, ale pamiętajmy, że niektóre z nich są ważne i muszę zostać w domowym archiwum. Odpowiedź na pytanie, jak niszczyć dokumenty w firmie jest bardzo ważna, gdyż to na właścicielu spoczywa obowiązek niszczenia dokumentów aplikacyjnych. Przechwycenie i wykorzystanie dokumentów przez niepowołane do tego osoby może nas drogo kosztować.

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *